Description du poste
Dans le cadre d’un poste à pourvoir, le CHU recrute un·e assistant·e de direction au sein de la direction des ressources humaines.
Mission
Assure le secrétariat de direction du directeur des ressources humaines et du directeur adjoint des ressources humaines. Cette mission est exercée en binôme avec un·e collègue détenant un lien fonctionnel.
Contributions attendues
Contribution à la réception, la mise en forme, l’actualisation, le classement et la transmission d’un nombre important d’informations au sein de la Direction des Ressources Humaines.
Accueil : oriente les interlocuteurs externes de la D.R.H.
Gestion du courrier-arrivée : reçoit, trie le courrier. Enregistre et répartit le courrier.
Gestion du courrier départ : centralise les courriers et documents émanant des différents pôles de la DRH. Assure les envois propres au secrétariat.
Accueil téléphonique : oriente les appels téléphoniques sur Ie ou les interlocuteurs compétents au sein de la DRH.
Secrétariat cadres de direction : assure la prise de rendez-vous. Assure le travail de reprographie.
Assure la mise en forme des courriers et des dossiers. Rédige des courriers simples et des comptes rendus de réunions ou d’entretiens. Assure le classement et la mise à jour de dossiers. Prépare les dossiers nécessaires aux entretiens et aux réunions des 2 cadres de direction.
Gestion du système documentaire : fait circuler les journaux, revues et documentations diverses de la DRH. Assure la mise en forme et la maintenance des procédures, des imprimés et des outils de communication utilisés par la DRH. Insère les mises à jour des textes statutaires.
Gestion des commandes de fournitures : recueille chaque mois les besoins en fournitures des différentes cellules. Saisit la commande en interne. Réception ne et distribue les fournitures livrées.
Mise en œuvre du service minimum en cas de grève : diffusion du préavis, envoi des lettres d’assignation, levées d’assignation, élaboration et suivi statistique.
Profil recherché
Diplôme : formation en bureautique, en secrétariat de direction, en documentation, ou en gestion des ressources humaines — Bac + 2
Expérience : similaire appréciée
