ASSISTANT DE DIRECTION

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction Affaires Règlementaires Europe & International, vous assisterez la Direction et son équipe dans l’organisation et la préparation des activités du service.
Vous coordonnerez la gestion administrative associée.

Dans ce cadre, vos principales missions seront :

Assister le directeur de département et ses managers, notamment pour les points suivants :

-Assurer le suivi de l’agenda du Directeur du Département,
-Apporter un support pour la préparation de présentations,
-Organisez les déplacements,
-Assurer un support administratif global,
-Organiser la mise à jour des définitions de fonction et des organigrammes
-Assurer le suivi des demandes de postes et recrutements,
-Assurer l’accueil des nouveaux collaborateurs et créer les supports utiles à leur intégration,
-Enregistrer les informations reçues par chaque collaborateur dans la matrice de formation et mettre à jour les classeurs individuels de formation

Suivre les contrats et le budget du département :

-Assurer la gestion de l’ensemble des contrats établis par le service AR en coordination avec les équipes, les prestataires et le service juridique,
-Assurer le suivi budgétaire du département des affaires Règlementaires :
-Saisir et suivre les demandes d’achats ainsi que les notes de frais : réaliser des points de cadrages périphériques avec les équipes et le Contrôleur de Gestion, et contribuer à la préparation des budgets.

Apporter un support à la planification des activités du département

Apporter un support au Labeling commitee : planifier des réunions du LC et diriger les comptes-rendus des réunions.

Assurer le rôle et les responsabilités de référente Assurance Qualité pour les documents établis par le département AR :

-Assurer un suivi de l’ensemble des documents AQ de l’équipe,
-Coordonner les mises à jour nécessaires selon les dates de revue mentionnées,

Coordonner l’ensemble des activités du pole Support Administratif transversal :

-Optimiser, organiser et suivre, avec la collaboration de l’Assistante Documentaire, les activités du pôle au service des équipes CMC et zones,
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Durée : CDI

TAGA Scientifique, spécialiste du recrutement et de la délégation de personnel scientifique, recherche pour un laboratoire pharmaceutique situé en région parisienne (92 sud)

Expérience

Vous êtes titulaire d’un Bac +3 (Assistant de direction, Assistant de gestion) et disposez d’une expérience professionnelle de 5 ans minimum à un poste similaire,
Idéalement vous avez déjà travaillé dans l’industrie pharmaceutique ce qui vous a permis d’acquérir les fondement juridiques associés à ce secteur d’activité.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques (Excel, PPT, et Word) et êtes en mesure de parler anglais ( lu, écrit, parlé)

Au-delà de votre rigueur et de votre capacité d’analyse, vous êtes méthodiques, réactif(ve) et faites preuve de proactivité et d’adaptation à tous les niveaux.

Votre capacité d’organisation, votre sens des priorités et votre flexibilité seront des atouts pour ce poste.

Vous appréciez travailler en équipe.